DATOS CLAVE 🔍

Nombre: Presentation Zen
Autor: Garr Reynolds
Páginas: 289
Tipo: Presentaciones efectivas, Diseño.
Aquí Lo compré

CÓMO LLEGUÉ A ESTE LIBRO 📚

Este libro fue recomendación directa de mi amigo y ex compañero de pega en InstaGIS y Civic Brain, Felipe Rios A.K.A. «Frios» o «Don Fri». Todos los créditos para el por esta buena recomendación.

Además, aprovecho de mencionar brevemente otra muy buena recomendación que me dio Frios: Baja la App Audible. Si te gusta aprender, pero no eres muy amig@ de leer, esto te va a cambiar la vida para bien.

Audible es una app de audiolibros, donde el precio es menor o igual a la compra en su versión de papel o Kindle. Yo no seguí el consejo porque me gusta leer, pero las buenas ideas hay que compartirlas, y conversando con más personas, sólo he escuchado buenos comentarios de la App.

RESEÑA 🧐

Ya centrándonos en el libro, este consta de 4 capítulos de desarrollo profundo, junto a un mini capitulo final de cierre. Estos son:

• Introduction: Una contextualización de las presentaciones hoy en día.
• Preparation: Cómo preparar y construir nuestra presentación en cuanto a relato, estructura y contenidos.
• Design: Capítulo centrado en el diseño de nuestras slides, como hacer que sean bellas y a la vez efectivas.
• Delivery: Como ejecutar nuestras presentaciones, o sea… Presentarlas!
• Next Step: 6 puntos finales y conclusión para dar cierre al libro.

Como ya podrás hacerte una idea, este libro no es simplemente un checklist de elementos a considerar para hacer ppts más bonitas. Es más bien una invitación a replantearte cómo haces presentaciones, desde que piensas en cómo vas a hacerla, hasta que la realizas ante tu audiencia. Dicho más poéticamente: «Es un viaje cuyo destino final es realizar una comunicación más efectiva».

En esta reseña, te contaré sobre los primeros 3 capítulos.

1. Introduction

Garr inicia el capítulo de introducción haciendo referencia a otro libro que fue de gran influencia para el: «A whole new Mind» de Daniel Pink. Y en específico hace mención a «los 6 sentidos» o «habilidades del lado derecho del cerebro», y de cómo estas habilidades son clave para el éxito en el mundo laboral de hoy.

Siendo esto lo más valioso de este capítulo, les dejo un breve resumen de estos 6 puntos:

1. 🧠Diseño: No es lo mismo y no se debe confundir con «Decoración»:

• El diseño se hace al principio, la decoración al final.
• La decoración SIEMPRE se nota, mientras que el diseño puede ser «imperceptible» para los observadores o usuarios, en un flujo o interacción limpia y sin fricciones.

2. 🎬Historia: En un mundo donde los datos e información son prácticamente omnipresentes y universalmente accesibles, una de las mayores diferencias para quienes tienen éxito entregando sus mensajes, es su relato. Quienes traen historias, con narrativa y no solo una colección de puntos sin una conexión fluida, son quienes logran «enganchar» con su audiencia y generar mensajes memorables.

3. 🎼Sinfonía: Es la capacidad de sintetizar y conectar piezas aparentemente no relacionadas, para construir la imagen completa (o «Big Picture»). Esto implica habilidades analíticas, lógicas, intuitivas y también la capacidad para priorizar y discriminar que información es útil vs la que debemos dejar fuera de nuestro relato.

4. ☺️Empatía: Tal como su definición regular, esta habilidad habla de poder ponerse en el lugar de los otros. En el contexto de las presentaciones, es entender la experiencia que está viviendo la audiencia, y tener la capacidad de adaptarnos a esto para mejorar nuestra entrega.

5. 🤪Juego: Se refiere a la capacidad de poder encontrar formas y momentos apropiados para incorporar humor y diversión al trabajo. No tooooodo puede ser tan serio, además, señala que estudios indican que la risa y alegría son factores que aumentan el bienestar y productividad de las personas.

6. 🤔Propósito: El punto final habla del impacto que puede tener una presentación, siendo incluso una oportunidad para cambiar el mundo, aunque sea con un granito de arena, para nuestra audiencia y nosotros mismos. ¡Aprovechemos esta oportunidad!

2. Preparation

En este capítulo Garr desarrolla 3 unidades fundamentales, en la que nos enseña conceptos para pensar y diseñar nuestra presentación como cracks.

CREATIVIDAD, LIMITACIONES Y RESTRICCIONES

Aquí propone que todos tenemos la capacidad de ser creativos, mientras tengamos el valor de poder equivocarnos. Que los limites y restricciones muchas veces potencian en lugar de limitar la creatividad, ya que agudizan nuestras habilidades para resolver desafíos dentro de un marco específico. Y por último, que a la hora de expresar una idea, 3 conceptos clave son: ✅Simplicidad, ✅Claridad y ✅Brevedad.

PLANIFICACIÓN ANALÓGICA

Este es personalmente una de mis secciones favoritas del libro, donde el punto clave es: «No partas haciendo tu presentación en el computador». Parte en papel y lápiz para desarrollar tus ideas principales, toma tu tiempo para pensar, para ver con perspectiva («See the Big Picture»), y definir tus objetivos para la presentación.

Los otros 3 puntos que me encantan de esta sección son:

1. Responder las preguntas clave☝️: Toda persona que vaya a ver mi presentación tiene que tener 2 cosas claras: Cuál es el punto principal y Por qué es importante.
2. Recuerdo principal o «Main Takeaway»🤔: Si las personas sólo pueden recordar una cosa de toda mi presentación… Qué quiero que recuerden.
3. Muerte al «slideument»☠️: El slideument es un híbrido entre una diapositiva (slide), y un documento (document) ¿Cuál es el problema? Que no es un documento bien hecho, ya que es incompleto, y no es una slide bien hecha, ya que es saturada; Por lo tanto no cumple con el objetivo de ninguno de los dos formatos!

ELABORANDO LA HISTORIA

En tercer lugar y para cerrar el capítulo Preparation, Garr desarrolla esta sección, que también merece estar en el podio del libro.

Lo primero que nos enseña son los 6 puntos clave para que los mensajes «peguen» o en otras palabras perduren en el tiempo, del libro «Made to Stick» de Chip y Dan Heath, los cuales generan el acrónimo SUCCESs. Compuesto por Simplicidad, Unexpectedness (inesperado, sorpresivo, sobre la expectativa), Concreteness (ser concreto, entendible, no abstracto), Credibilidad, Emocionalidad y Stories (Narrativa).

Lo segundo que nos enseña es la técnica del Storyboarding, que consta de plasmar en borradores cada unidad de la historia, de forma individual, para luego ordenarlas en un panel (board) para que vayan conformando la historia (story). Esto tiene dentro de sus principales utilidades, la facilidad para reordenar, reemplazar, quitar o agregar elementos al relato. Viendo con igual facilidad una perspectiva amplia (global), y detallada (individual).

Finalmente, Garr nos sugiere un proceso de diseño de presentación, de 5 pasos:

1. Brainstorming: Lluvia de ideas con todos los temas relevantes🧠
2. Agrupar e identificar: Consolidar y elegir los temas centrales📌
3. Storyboard sin computador: Aplicar esta técnica en lápiz y papel 🖊
4. Sketch visual: Diseño estructural (borrador), de cada slide en lápiz y papel 🤔
5. Storyboard en computador: Finalmente implementamos en el computador, recién aquí abrimos Power Point, Keynote, Slides o cualquier otra alternativa que usemos, para poder pasar a la fase de Diseño.

3. Design

El tercer capítulo nuevamente trae 3 secciones. Pero en esta oportunidad el detalle es más fácil de abordar.

En la primera sección, el concepto clave es SIMPLICITY. Y es dedicado a explicar su relevancia, sus beneficios y sus desafíos. Lo que suma en elegancia, legibilidad e impacto vs el desafío de identificar y priorizar el contenido no esencial. Otros conceptos interesantes mencionados en esta sección son el Kanso (Simplicidad), Shizen (Naturalidad), Shibumi (Elegancia), de la estética ZEN, y el Diseño Inspirado en Wabi-Sabi, donde Wabi (Pobreza), y Sabi (Soledad), hacen referencia al «menos es más» y encontrar la belleza en lo simple en lugar de lo ostentoso.

La tercera sección (Si si, me salté la segunda, pero hablaré de eso en breve😜), es casi exclusivamente de ejemplos, es una muy buena colección de presentaciones de diversos referentes, cracks de esta especialidad. No hay mucho más que les pueda contar… deben verlos ustedes mismos!

Ahora si, la segunda sección de este capítulo es la más extensa y profunda, y para mi gusto, completa el podio del libro junto a las que mencioné del capítulo 2.

Lo primero que nos enseña son los Principios Generales del Diseño:

Signal to Noise Ratio (SNR): Es la relación entre información y elementos relevantes vs irrelevantes dentro de la slide. La idea es tener el SNR más alto posible. Lo cual se puede lograr destacando lo relevante, o minimizando y eliminando lo irrelevante (Ej.: Etiquetas de datos innecesarias, notas al pie o exceso de bullets que tienen más objetivo de documento que de presentación, entre otros).

Un par de cuestionamientos interesantes que plantea el libro sobre este punto son: ¿Todo lo no esencial es irrelevante? y ¿Debe el logo estar en todas las slides? En ambos casos la respuesta es NO. Para lo primero, algunos elementos no esenciales (imágenes, diseño), pueden ser muy relevantes, y cambiar el impacto de la presentación. Y sobre el logo en todas las slides… sin comentarios.

Picture Superiority Effect: Las imágenes tienen una mejor recordación y un mayor impacto que el texto. Un título con una imagen, acompañado de un buen presentador que sepa y pueda explicar su contenido, es mucho más efectivo -a nivel de presentación- que una slide con título, sin imagen, y con toda la explicación detallada en bullet points. Y el uso adecuado de las imágenes puede marcar diferencias abismales entre una slide y otra.

Algunas fuentes de imágenes gratuitas y libres de derecho son: Pexels.com, Pixabay.com, Everystockphoto.com y Flick.com/creativecommons

Empty Space: El espacio «en blanco» o «vacío», nos puede ayudar a destacar parte de un mensaje o a focalizar la atención de nuestra audiencia donde queremos que miren. Se tocan en este puntos los conceptos de Balance y el uso de grillas para trabajar la regla de los tercios (Dividir la slide en 9 cuadrantes iguales, 3 tercios de forma horizontal y vertical).

Finalmente, nos enseña los «Big Four», o los 4 grandes principios del diseño, que si bien, son solo una pincelada inicial de ese mundo, podrán generar mejoras significativas en nuestras presentaciones. Estos son: Contraste, Repetición, Alineamiento y Proximidad.

4. Delivery y Next Step

Como mencioné al inicio, dejaré estos dos capítulos sin reseñar para que puedas disfrutarlos cuando leas el libro… 👀

Solo para captar tu interés, el Delivery tiene que ver con cómo ejecutamos las presentaciones (vienen varios tips y factores a considerar que mejorarán tu preparación y performance), mientras que Next Step es un mini capítulo -sólo 5 páginas- con 6 breves consejos para seguir mejorando, y una conclusión para cerrar el libro. El resto…

CONCLUSIÓN ⚖️

Si aún no estás convencid@ de leer este libro, por favor ve aquí el prefacio (o foreword en inglés), hecho por Guy Kawasaki*, que ingeniosamente… ¡Hizo como presentación! 🤯

*Guy Kawasaki es otro crack del que hablaremos en el futuro.

En mi opinión personal, Presentation Zen es un excelente libro. Plantea principios clave que, puestos en práctica, mejorarán si o si la calidad de tus presentaciones.

Toda persona que haga presentaciones debería leerlo. Junto a Storytelling With Data, son 2 libros que modificaron y mejoraron de manera clave como yo hago mis presentaciones, y estoy seguro que será un aporte para ti.

Recuerda, las ppt no es llegar y tirar ideas en Power Point, Slides, Keynote o cualquier otro software que uses…

Las buenas presentaciones son pensadas. Son diseñadas con un relato, mucho antes de abrir el computador. Luego se trabajan a nivel de diseño para maximizar su impacto, recordación y atención (engagement) en la audiencia. Finalmente, nos preocupamos de preparar su entrega. Viendo viceversa, como nuestra ppt afecta la entrega, y como las condiciones de entrega afectan nuestra presentación (aunque el detalle de eso último tendrán que leerlo en el libro😜).

Conclusión: Si haces presentaciones, te lo recomiendo!

Muchas gracias por leer esta reseña! 😍

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Un abrazo!

Pepe Y.

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